La plupart des clients de messagerie, y compris Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vous permettent de mettre plusieurs destinataires dans Une copie(en anglais, l'abréviation est acceptée SS), ou Cci (CCB). V Copies les destinataires peuvent voir les adresses d'autres personnes. Dans le second cas, l'identité des destinataires supplémentaires est masquée.
Ajouter l'adresse du destinataire
Pour spécifier le ou les destinataires de l'e-mail, saisissez l'adresse e-mail dans le champ À qui (Cette):Certains clients de messagerie vous permettent d'entrer simplement un nom d'utilisateur dans un champ, qui est ensuite automatiquement rempli par le programme.
Si vous utilisez ce champ pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes, chacune d'entre elles pourra voir une liste complète des autres destinataires.
Comment créer une copie d'un e-mail
Champ CC ou Copie est utilisé pour échanger des emails de manière plus indirecte qu'un champ À qui... Si vous ne vous adressez pas directement à une personne dans votre email, mais souhaitez que cette personne suive la discussion dans le fil des lettres ou soit simplement au courant de ce sujet, le champ Copie serait une excellente option. Le destinataire qui est dans Copies lettres, reçoit une lettre non lue dans sa boîte de réception, comme celle qui a été placée sur le terrain À qui; la seule différence est à qui vous adressez en premier la lettre dans le corps de votre e-mail. Dans le monde professionnel, l'envoi à Copies est très largement utilisé et sert à tenir les collègues au courant des différents événements et sujets.Vous pouvez lister les destinataires des e-mails en tapant simplement la liste des adresses dans le champ Copie qui est généralement juste en dessous du champ À qui... Tous les membres de cette chaîne de destinataires pourront voir les noms et adresses e-mail de tous les autres destinataires :
Comment créer un e-mail Cci
Chaque client de messagerie (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, etc.) permet à l'expéditeur de la lettre d'atteindre un grand nombre de personnes sans publier leurs données auprès des autres utilisateurs de la chaîne de messagerie. Cette fonctionnalité s'appelle Cci ou Copie cachée... Vous pouvez masquer les destinataires en saisissant leurs adresses dans le champ Copie cachée au lieu d'utiliser des champs À qui et Copie:Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour les e-mails individuels et de groupe. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez garder vos contacts privés, les protéger des spams et des e-mails non sollicités, ou tout simplement si vous ne voulez pas que vos destinataires sachent qui a reçu le même message.
Champ Copie cachée pas toujours disponible par défaut pour tous les clients de messagerie. Par exemple, dans Perspectives Vous devrez vous rendre à Options accéder au paramétrage ; v Oiseau-tonnerre vous devrez sélectionner cette fonction dans le menu déroulant ; v Gmail besoin d'appuyer sur le bouton Copie et Copie cachée; v Courrier en direct Windows Vous devrez appuyer sur les touches en même temps Alt + B.
Image : © Hébergement Web - Unsplash.com
Vous avez probablement déjà remarqué quelors de la réception de lettres de certains auteursdans la section "à", il y a une liste de dizaines d'e-mails de différentes personnes. De plus, ni vous ni ces personnes n'avez donné votre consentement à ce que ces e-mails soient « exposés ». Naturellement, l'un des destinataires se désinscrira de cette liste de diffusion (nous en avons tous marre du flux de spam vers nos mails). Mais une chose est sûre : tous les destinataires traiteront l'auteur de la liste de diffusion comme une personne non professionnelle. Et il est peu probable qu'ils acceptent son offre.
Comment faire en sorte de ne pas envoyer une lettre à chaque destinataire séparément et en même temps « ne pas briller pour tout le monde devant tout le monde » ?
Presque tous les services de messagerie vous permettent de le faire.
Considérons cette opportunité en utilisant l'exemple du courrier le plus populaire pour le courrier professionnel gmail.com
Habituellement, pour envoyer une lettre, vous utilisez la fenêtre "Ecrire". En cliquant dessus, vous voyez une nouvelle fenêtre "Nouveau message", dans laquelle vous collez tout ce qui est nécessaire pour créer et envoyer la lettre elle-même.
Nous insérons généralement les e-mails de nos destinataires dans la fenêtre "Destinataires".
Copie signifie "copie exacte". Ce champ est utilisé lorsque vous souhaitez simplement envoyer un e-mail à quelqu'un qui n'est pas le destinataire principal. De cette façon, vous pouvez tenir la personne informée tout en lui faisant savoir qu'elle n'a pas besoin de répondre à l'e-mail. Mais tous les destinataires de cette lettre voient les adresses (et même les noms) des uns et des autres.
Cci signifie "copie carbone cachée exacte". Cela fonctionne de la même manière que Cc, mais dans ce champ, toutes les adresses de destinataires sont masquées.
Ainsi, utiliser ce champ est l'un des meilleurs moyens d'envoyer un email à un grand nombre de personnes et de le garder confidentiel. Cela signifie que vous ne gâchez pas votre relation avec eux. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez insérer jusqu'à 30 e-mails. Cela signifie qu'en un clic, vous pouvez envoyer cette lettre à 30 destinataires à la fois, sans afficher leurs e-mails.
Et pourtant, si besoin, vous pouvez insérer une image dans le corps de la lettre ( 4 ) ou joindre un fichier ( 5 ).
C'est ce poste qui donne le maximum de possibilités d'édition.
De même, vous pouvez envoyer une lettre à plusieurs destinataires en même temps et par mail yandex.ru.
Cliquez sur « Écrire » puis dans la fenêtre « À » ( 1 ) collez l'email du premier destinataire, puis sélectionnez la fonction "Copier" ( 2 ) ou Cci ( 3 ). Selon que vous souhaitez que tous les destinataires de votre courrier voient tous les e-mails ou conservent leur droit à la confidentialité des adresses, choisissez l'une des fonctions. Pour ajouter chaque prochain e-mail à la liste, vous devez cliquer sur le bouton avec l'image d'un homme avec un signe plus devant ( 4 ). Ensuite, vous pouvez choisir vos destinataires permanents dans la liste déroulante ou saisir leurs e-mails manuellement.
Les images peuvent être téléchargées à partir du disque Yandex et les fichiers peuvent également être joints comme d'habitude.
Cliquez sur le bouton "Ecrire", une fenêtre apparaît dans laquelle lorsque vous cliquez avec la souris dans la fenêtre "À" ( 1 ), une liste déroulante apparaît avec une liste de vos destinataires permanents ( 2 ). Vous pouvez choisir dans cette liste ce que vous voulez. Ou insérez simplement l'email que vous voulez la destination manuellement.
Et les autorisations.
Vous avez probablement déjà remarqué que lorsque vous recevez des lettres de certains auteurs dans la section « à », il y a une liste de dizaines de courriels de différentes personnes. De plus, ni vous ni ces personnes n'avez donné votre consentement à ce que ces e-mails soient « exposés ». Naturellement, l'un des destinataires se désinscrira de cette liste de diffusion (nous en avons tous marre du flux de spam vers nos mails). Mais une chose est sûre : tous les destinataires traiteront l'auteur de la liste de diffusion comme une personne non professionnelle. Et il est peu probable qu'ils acceptent son offre.
Comment faire en sorte de ne pas envoyer une lettre à chaque destinataire séparément et en même temps « ne pas briller pour tout le monde devant tout le monde » ?
Presque tous les services de messagerie vous permettent de le faire.
Considérons cette opportunité en utilisant l'exemple du courrier le plus populaire pour le courrier professionnel gmail.com
Habituellement, pour envoyer une lettre, vous utilisez la fenêtre "Ecrire". En cliquant dessus, vous voyez une nouvelle fenêtre "Nouveau message", dans laquelle vous collez tout ce qui est nécessaire pour créer et envoyer la lettre elle-même.
Nous insérons généralement les e-mails de nos destinataires dans la fenêtre "Destinataires".
Et s'il y en avait plusieurs ? Lorsque vous insérez le curseur dans cette fenêtre, deux options supplémentaires apparaissent automatiquement : envoyer une copie et une copie cachée.
Copie signifie "copie exacte". Ce champ est utilisé lorsque vous souhaitez simplement envoyer un e-mail à quelqu'un qui n'est pas le destinataire principal.
Cci signifie "copie carbone cachée exacte". Cela fonctionne de la même manière que Cc, mais dans ce champ, toutes les adresses de destinataires sont masquées.
Ainsi, utiliser ce champ est l'un des meilleurs moyens d'envoyer un email à un grand nombre de personnes et de le garder confidentiel. Cela signifie que vous ne gâchez pas votre relation avec eux. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez insérer jusqu'à 30 e-mails. Cela signifie qu'en un clic, vous pouvez envoyer cette lettre à 30 destinataires à la fois, sans afficher leurs e-mails.
Et puis dans la fenêtre "Sujet", vous devez écrire le sujet de la lettre ( 1
). Il doit être court, mais en même temps informer avec précision le destinataire de l'essence du message.
Dans la fenêtre suivante, insérez le texte de la lettre elle-même ( 2
). Ici, vous pouvez le modifier, le formater, changer la police, la taille de la police, le type, la couleur, appliquer des listes numérotées ou à puces, mettre des guillemets en surbrillance, etc. 3
).
Et pourtant, si besoin, vous pouvez insérer une image dans le corps de la lettre ( 4
) ou joindre un fichier ( 5
).
C'est ce poste qui donne le maximum de possibilités d'édition.
De même, vous pouvez envoyer une lettre à plusieurs destinataires en même temps et par mail yandex.ru.
Seulement il y a moins de possibilités d'éditer le texte de la lettre sur ce courrier. Par conséquent, je ne montrerai que la procédure d'envoi d'e-mails.
Cliquez sur « Écrire » puis dans la fenêtre « À » ( 1
) collez l'email du premier destinataire, puis sélectionnez la fonction "Copier" ( 2
) ou Cci ( 3
). Selon que vous souhaitez que tous les destinataires de votre courrier voient tous les e-mails ou conservent leur droit à la confidentialité des adresses, choisissez l'une des fonctions. Pour ajouter chaque prochain e-mail à la liste, vous devez cliquer sur le bouton avec l'image d'un homme avec un signe plus devant ( 4
). Ensuite, vous pouvez choisir vos destinataires permanents dans la liste déroulante ou saisir leurs e-mails manuellement.
Et puis, comme d'habitude : écrivez le sujet de la lettre dans la fenêtre "Sujet" et insérez le texte de la lettre elle-même.
Les images peuvent être téléchargées à partir du disque Yandex et les fichiers peuvent également être joints comme d'habitude.
Presque la même chose est offerte par le service mail.ru.
Cliquez sur le bouton "Ecrire", une fenêtre apparaît dans laquelle lorsque vous cliquez avec la souris dans la fenêtre "À" ( 1
), une liste déroulante apparaît avec une liste de vos destinataires permanents ( 2
). Vous pouvez choisir dans cette liste ce que vous voulez. Ou insérez simplement l'adresse e-mail souhaitée du destinataire manuellement.
Si vous devez envoyer cette lettre à tout un groupe de destinataires à la fois, choisissez l'une des deux fonctions : "Cc" ou "Cci".
Pour cela, cliquez sur le bouton au tout début de la fenêtre des emails des destinataires ( 1
) et dans la liste déroulante ( 2
) choisissez le ( 3
ou 4
).
Ce courrier vous permet de joindre des fichiers ( 1
) et modifiez le texte de la lettre elle-même ( 2
). Environ le même volume que le courrier sur yandex.ru.
C'est peut-être tout ce que je voulais vous dire aujourd'hui.
J'espère que ces petits conseils vous aideront non seulement à gagner du temps, mais aussi à ne pas violer la vie privée des personnes qui vous ont confié leurs adresses e-mail. Pensez toujours à la sécurité des personnes qui vous ont fait confiance. Sois professionnel!
Et si vous voulez obtenir encore plus de choses utiles et apprendre non seulement à créer un blog, mais aussi à le faire gagner, inscrivez-vous à notre cours gratuit « Technologie de création de revenus sur Internet ».
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Tout le monde a probablement entendu l'expression « Ne vous inquiétez pas pour les petites choses », et elle s'applique à de nombreux aspects de la vie. Mais quand il s'agit d'e-mails, chaque petite chose compte.
Les règles sur la façon de rédiger un courrier électronique et l'étiquette postale indiquent ce qui est approprié et ce qui ne l'est pas lorsqu'une personne envoie un message à un client potentiel, un partenaire commercial, un collègue, un responsable ou une connaissance. Ils aident à éviter les erreurs et les malentendus.
Pourquoi l'étiquette postale est-elle nécessaire?
La recherche montre que les erreurs ont un effet profond sur la façon dont les autres perçoivent une personne. Dans une expérience, les participants qui lisaient un e-mail contenant des erreurs grammaticales pensaient que l'auteur était moins consciencieux, intelligent et digne de confiance que ceux qui lisaient le même e-mail sans erreur.
Dans une autre expérience, des personnes ont fait une demande de financement et ont reçu des conditions moins favorables lorsqu'il y avait des fautes d'orthographe dans leurs demandes.
Ce n'est pas surprenant. Lorsqu'une personne lit une lettre pleine d'erreurs et de fautes de frappe, elle pense à l'une des deux choses suivantes :
- L'expéditeur ne connaît pas les règles de base de l'orthographe et de la grammaire.
- L'expéditeur ne se soucie pas assez de ce message pour le vérifier avant de l'envoyer.
Rien de tout cela ne constituera une bonne base pour une relation. Pour éviter ces erreurs, il existe quelques conseils d'étiquette postale que tout professionnel (en particulier ceux qui traitent avec les clients) devrait connaître et suivre.
Ponctuation
La ponctuation est subtile lorsqu'elle est utilisée correctement et évidente lorsqu'elle est mal exécutée. Ne gâchez pas l'impression de vous-même devant les destinataires - ces règles doivent être rappelées et strictement respectées.
1. Fin de la ponctuation
Chaque ligne doit se terminer par un dernier signe de ponctuation, c'est-à-dire point, point d'interrogation ou point d'exclamation. Si vous sautez ce signe, il semblera que la pensée n'est pas terminée.
Pas vrai: J'ai parlé au département des finances et ils ont approuvé l'accord
Droit: J'ai parlé au ministère des Finances et ils ont approuvé l'accord.
Utilisez les points d'interrogation et d'exclamation avec parcimonie. S'il y a trop de points d'interrogation dans une lettre, il peut sembler qu'il s'agit d'une interrogation du destinataire.
Quel est votre statut? Avez-vous déjà parlé à votre équipe? Êtes-vous libre d'appeler demain à midi afin que nous puissions discuter de tout changement potentiel ?
Et si vous en faites trop avec des points d'exclamation, vous pouvez vous montrer hyperactif et surexcité.
Merci encore pour une conversation productive hier ! Bonne nouvelle : j'ai parlé au service financier et ils ont approuvé l'affaire ! J'ai hâte de notre coopération !
2. Point-virgule (;)
Le point-virgule peut être utilisé pour relier deux phrases distinctes mais liées. Ce n'est pas la même chose qu'une virgule.
Pas vrai: Elle peut m'appeler demain, puis elle pourra me répondre.
Droit: Elle peut m'appeler demain ; alors elle pourra me répondre.
3. Virgule (,)
L'une des erreurs les plus courantes est de mettre des virgules là où elles ne sont pas nécessaires. Les règles les plus importantes :
Une virgule est placée avant une conjonction de composition (et, mais, a, ou, mais) lorsqu'elle relie deux phrases simples égales.
J'ai travaillé avec un client similaire l'année dernière et leur le taux d'ouverture a augmenté de 20 % par mois.
Une virgule est utilisée pour séparer les éléments d'une liste.
Je me suis concentré sur la longueur, la lisibilité et le contenu des lettres.
4. Ponctuation du message d'accueil
Il existe plusieurs façons de mettre en évidence un message d'accueil (la première ligne d'un e-mail, où le destinataire est adressé par son nom).
S'il s'agit d'une lettre formelle, il est préférable d'utiliser un point.
Chère Mme Frost.
S'il s'agit d'une lettre relativement informelle, il est préférable d'utiliser une virgule.
Chère Aya,
Et s'il s'agit d'une lettre amicale, vous pouvez utiliser un point d'exclamation.
Grammaire
Les personnes qui n'ont pas consacré leur vie à l'apprentissage de la grammaire (ce qui est en fait beaucoup moins rentable que la vente) feront des erreurs d'une manière ou d'une autre. Mais personne ne le remarquera à moins de connaître également cette mystérieuse règle. Vous avez juste besoin d'éviter les erreurs majeures qui sont les plus évidentes, et tout ira bien.
Par exemple, vous devez connaître la différence entre :
- À / qu'est-ce qui
- En vue / en tête
- À propos / en compte
- Même, même / même, même
- -s / -sat
- En général / en général (et rappelez-vous qu'il n'y a pas de mots "en général" et "en général")
En tant qu'éditeur, vous pouvez utiliser des outils comme Grammarly, qui trouve toutes les fautes de grammaire et d'orthographe en temps réel, et envoie également un rapport hebdomadaire sur les tendances générales.
Emoji dans les e-mails
Vous pouvez comprendre l'envie d'ajouter un visage souriant à une phrase suffisamment dure pour l'adoucir, ou de terminer une blague avec un smiley riant.
Cependant, cela doit être évité à moins que le destinataire n'ait déjà utilisé l'emoji lui-même. La recherche montre que l'utilisation de smileys dans les e-mails professionnels est mauvaise pour votre réputation : cela fait paraître l'expéditeur moins compétent (et n'aide pas à paraître plus sympathique).
En-têtes d'e-mails
La ligne d'objet doit être significative et relativement courte. Idéalement, il devrait faire savoir au destinataire s'il souhaite ouvrir cette lettre.
Pas vrai:"Hey"
Que dit la lettre ? Absolument incompréhensible.
Droit:"Résumé d'un appel concernant la commande d'un lot d'oreillers à partir du 02.12"
Cette rubrique ne laisse aucun doute sur le contenu de la lettre.
Les salutations
Ci-dessus se trouve la ponctuation utilisée dans le message d'accueil. Vous devez également choisir une forme d'accueil, qui peut être formelle ou informelle, selon le destinataire et la relation avec lui.
Une salutation décontractée et décontractée qui donne un ton amical et calme et exprime la confiance est la meilleure.
Exemples de salutations quotidiennes :
- Hey
- Bonjour [après-midi, soir]
- [Nom]
S'il s'agit du premier contact avec une personne ou s'il occupe un poste plus élevé, il vaut la peine de choisir une option plus formelle.
Exemples de salutations formelles :
- Cher [nom]
- Cher monsieur / madame [nom de famille]
Et des exemples de salutations qui ne peuvent même pas être utilisées comme une blague :
- Hey ! : Trop informel et impatient
- [Nom] ! : Trop méprisant
- Bon moment de la journée : les gens ne parlent pas comme ça
- À toutes les parties prenantes : Trop impersonnel
- Cher Monsieur ou Madame : Trop démodé
- Bonjour ami: Trop effrayant
- Messieurs : Trop vieillot
- Tout : Trop cool
La fin
La fin correcte complète le ton et le contenu de la lettre. Comme il s'agit de la dernière ligne que le destinataire lit, cela affecte l'impression finale.
Si la lettre est écrite sur un ton léger, vous pouvez la terminer par une signature chaleureuse et informelle.
Par exemple:
- Merci
- Merci encore
- Tous mes vœux
- Passez un bon [jour de la semaine]
- Bon week-end
- A plus tard
- A [demain, mercredi quand tu reviendras]
- J'attends avec impatience notre coopération
- Dans l'attente de notre prochaine conversation
- je serai ravi d'entendre votre avis
Si le ton de la lettre est plus sobre, la signature doit être appropriée.
Par exemple:
- Merci
- Merci pour votre temps
- Bonne journée [week-end]
Et voici les dernières lignes qui ne devraient pas être utilisées :
- Cordialement : Trop démodé
- Bonne journée : Trop antipathique
- Du fond du coeur : Trop intime
- Copieux : Trop peu naturel
- - [Nom de l'expéditeur] : trop grossier
Nom du destinataire
Vous devez vérifier trois fois s'il est correctement orthographié. Vous pouvez ouvrir le profil de cette personne sur les réseaux sociaux et comparer.
Et ne raccourcissez pas le nom de la personne à moins qu'elle ne signe ses e-mails de cette façon. S'il signe "Misha", le nom abrégé peut être utilisé ; si "Michael", alors vous devez vous référer à lui en conséquence.
Lettres majuscules
Beaucoup de gens n'utilisent pas de majuscules lors de l'envoi de SMS, des réseaux sociaux ou du chat. Mais lors de la rédaction d'un e-mail professionnel, c'est un must. En d'autres termes, vous devez capitaliser sur le premier mot d'une phrase et dans les noms propres.
Par exemple : Les chiens sont les bienvenus chez HubSpot.
Ton des lettres
Il est incroyablement difficile de définir et de maintenir le bon ton dans un e-mail. La recherche montre que les gens surestiment considérablement la fréquence à laquelle leurs destinataires déterminent correctement si leur ton était sarcastique ou sérieux.
Alors que 80% du temps ils pensaient que les destinataires feraient les choses correctement, en réalité, le chiffre était proche de 56%.
Cela signifie-t-il que la moitié des e-mails seront mal interprétés ? Non. Mais cela signifie que vous devez soigneusement sélectionner les mots et réfléchir à la façon dont le destinataire peut les percevoir.
Tout d'abord, vous devez éviter les phrases et les mots à connotation négative. Ils peuvent donner l'impression qu'une personne est plus anxieuse, irritée ou agitée qu'elle ne l'est en réalité.
Par exemple: Erreurs, problèmes, échec, retard, crise, ennuis, malchance.
Deuxièmement, n'utilisez pas le sarcasme. Il y a une forte probabilité que le destinataire ne comprenne pas la blague, et l'impression de l'expéditeur sera ruinée.
Par exemple:"Je demanderais à mon équipe de revoir cela demain, mais vous savez, personne ne fait réellement le travail qui a été reçu vendredi."
Troisièmement, vous devez exclure les adjectifs et les adverbes ayant un sens évaluatif. Ils rendent l'écriture trop émotionnelle, bien que l'objectif soit d'avoir l'air calme et professionnel.
Exemples: Très, en effet, extrêmement, haut, grave, profond
Quatrièmement, vous pouvez imiter le style de l'interlocuteur. Suivre son exemple garantira que l'auteur ne l'offense pas accidentellement. S'il écrit des messages courts et directs, vous devez répondre en nature. S'il essaie de renforcer le contact en étant personnel (par exemple, « J'ai vu que vous étiez aux Bermudes ; j'espère que vous avez passé un bon moment »), cela vaut la peine de faire de même.
Cinquièmement, en cas de doute, il vaut mieux appeler. Chaque fois qu'il y a une conversation potentiellement stressante à venir, c'est une bonne idée de passer un appel téléphonique ou Skype, ou de rencontrer la personne en personne.
Polices et formatage
Vous voulez blesser les yeux du destinataire ? Des polices sophistiquées, des couleurs vives et une mise en forme originale vous aident.
Oui, cela rendra la lettre beaucoup plus mémorable, mais en même temps, cela montrera une ignorance totale des normes de communication.
Vous devez toujours utiliser une police standard. Aucune autre couleur que le noir. Taille de police standard uniquement. Ne pas mettre en gras ou en italique plus d'un mot (ou une série de mots) dans une même lettre.
Lorsque vous copiez et collez du texte, vous devez effacer la mise en forme. (Commande + \ sur Mac, Ctrl + Maj + N sur PC.) Si vous ne le faites pas, le passage sera différent du reste de la lettre.
Liens hypertexte
L'insertion de l'URL complète dans un e-mail prend un espace précieux et semble désordonnée. Au lieu de cela, vous pouvez créer un lien hypertexte ou insérer une URL raccourcie.
Pas vrai: Jetez un oeil à ceci: https: // site /
Droit: Jeter un coup d'œil à.
Applications
Il faut indiquer quelque part dans la lettre qu'il y a une pièce jointe, que le destinataire ne l'a pas manquée.
Un simple « J'ai joint [document, feuille de calcul] pour X » suffira.
Et vous devez vous assurer de rattacher les fichiers lorsque quelqu'un est ajouté à la chaîne de messagerie, sinon il ne pourra pas les voir.
Signature de la lettre
Une mauvaise signature peut vraiment nuire à votre réputation. Même si vous écrivez la lettre la plus éloquente et la plus convaincante du monde, avec une mauvaise signature, elle aura l'air d'un amateur.
Il convient de rappeler que moins c'est mieux, la signature doit être relativement petite, simple et limitée. Il n'y a pas de place pour une citation inspirante préférée, un portrait ou une liste de contacts complète. Idéalement, la signature devrait inclure le nom, le titre, le numéro de téléphone et/ou le site Web de l'entreprise.
Champs de lettres
À qui: Cette zone est simple : l'adresse email de la personne à contacter.
Copie: Si vous souhaitez connecter quelqu'un d'autre, vous devez ajouter son adresse ici. Fondamentalement, cela signifie "Hé, lis ceci, mais tu n'es pas obligé de répondre."
Cette option est nécessaire lorsque la lettre contient des informations pertinentes ou que vous devez mettre en relation une autre personne avec le destinataire réel.
Copie carbone invisible (BCC) : Cette fonction copie également le contact vers l'adresse e-mail, mais personne d'autre que le destinataire ne verra qu'il a reçu cet e-mail. En d'autres termes, si vous envoyez une lettre à Michael Scott et une copie carbone invisible à Jim Halpert, Michael ne saura pas que Jim l'a reçue aussi.
Pourquoi utiliser BCC ?
Pour masquer les adresses e-mail. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour garder le courrier électronique de quelqu'un privé des autres. Par exemple, si vous envoyez des e-mails à un groupe de personnes au sujet d'un événement à venir, vous pouvez sélectionner Cci pour tous les e-mails afin de ne pas divulguer les adresses e-mail d'autres personnes sans autorisation.
Pour information générale : BCC permet à une personne non incluse dans le fil de voir le message.
Bonne forme : BCC vous permet de supprimer poliment des personnes d'une conversation. Par exemple, si le patron présente la personne à quelqu'un, ce serait une bonne pratique de renvoyer un Cci au patron. Cela montre que la personne a répondu sans inonder la boîte de réception d'un flux d'e-mails dans les deux sens.
Répondre vs Répondre à tous
Répondre: Cette option vous permet de répondre directement à la personne qui a envoyé un courriel la dernière fois. Si vous répondez directement au premier message, la réponse sera envoyée à l'expéditeur d'origine de l'e-mail. Mais si vous répondez à une lettre de quelqu'un d'autre dans la chaîne, à la fin, la réponse n'ira qu'à cette personne.
Répondre à tous: Si vous sélectionnez cette option, la réponse est envoyée à toutes les personnes dont les adresses sont dans les champs "À" ou "Cc". Ceci est utile pour communiquer des informations pertinentes pour tout le monde.
En cas de doute, il est préférable de choisir "Répondre". Ne soyez pas une personne ennuyeuse.
Transférer des lettres
Pour respecter l'étiquette postale, vous devez suivre plusieurs règles lors de l'envoi :
Certains e-mails ne sont pas destinés à être transférés. Si un contact fournit des informations personnelles ou non publiques, un grand soin doit être apporté à la transmission de ces e-mails.
Lors de l'envoi d'un long fil de discussion, il est recommandé de résumer ce qui est discuté dans les lettres afin que le destinataire sache exactement ce qu'il attend de lui. Il n'y a rien de pire que de recevoir une chaîne de 50 e-mails avec une note qui dit simplement « regardez ci-dessous ».
Pour qu'un e-mail transféré démarre une nouvelle chaîne de courrier (au lieu de faire partie du fil de discussion actuel), il vous suffit d'inclure votre propre commentaire dans la ligne d'objet.
Nouvelle ligne d'objet du fil : jetez un œil à ceci ! Fw : notes de mardi
Temps de réponse
Tout le monde a des boîtes de réception surchargées et des horaires chargés, il n'est donc pas toujours possible de répondre immédiatement à un e-mail. Le bon temps de réponse dépend de la personne :
Membres directs de l'équipe : Réponse dans les 12 heures. L'équipe doit travailler rapidement et efficacement; en outre, la plupart des e-mails traitent de problèmes opérationnels.
Collègues communs : Pour tous les autres employés, le délai de réponse est de 24 heures. Impossible de répondre pendant ce laps de temps ? Vous devez les informer que la lettre a été lue et que la réponse sera prête au temps X.
Contacts externes :À moins qu'un e-mail ne soit signalé comme urgent ou nécessite une réponse le plus rapidement possible, le délai de réponse approprié serait la fin de la semaine au cours de laquelle il a été reçu - par exemple, s'il a été reçu un mardi, il doit être répondu par vendredi de cette semaine. Pour les contacts de grande valeur, le temps de réponse est de 24 heures.
Réponses d'absence
Si l'employé est indisponible pendant une longue période, la réponse automatisée "LLC" (Out-of-Office) vous fera savoir qu'il n'est pas en mesure de répondre au message jusqu'à la date de retour au bureau.
Bons et mauvais choix pour les réponses OOO :
- Bon : Indiquez combien de temps l'employé sera indisponible.
- Mauvais : créez une réponse LLC pour une journée.
- Bon : Suggérez un autre membre du personnel à contacter pour les questions urgentes.
- Mauvais : Ne pas informer ce collègue qu'il était inclus dans la réponse de LLC.
- Bon : Incluez « OOO » dans l'en-tête de votre e-mail afin que les gens puissent facilement identifier la réponse automatisée.
- Mauvais : Incluez plus de détails que nécessaire, comme l'endroit où l'employé passe ses vacances.
Si un employé prend un congé prolongé, il peut être utile de laisser un canal de communication dans les situations vraiment urgentes et exigeantes.
Envoyer depuis le téléphone
Il n'est pas nécessaire d'ajouter « J'écris depuis le téléphone » ou « Écrit au téléphone - veuillez excuser les fautes de frappe ». Beaucoup de gens utilisent cela comme une excuse pour être paresseux pour éviter de relire l'e-mail avant de cliquer sur Soumettre.
Comment rédiger correctement des courriers électroniques - Etiquette du courrier électronique
4,2 (84%) - 5 notes« C'est comme dans un conte de fées à propos d'un garçon qui criait constamment 'des loups'. Si vous abusez de la balise « urgent », les gens cesseront de répondre à vos e-mails. Et une lettre vraiment importante peut passer inaperçue à cause de cela.
Familiarité
Oui, le ton de votre lettre peut refléter votre relation avec le destinataire. Cependant, vous pouvez être considéré comme un profane si vous vous permettez d'être trop informel dans la correspondance. N'abusez pas des points d'exclamation, des émoticônes, du texte en couleur, des polices de caractères sophistiquées et des messages trop courts.
Soyez particulièrement prudent si vous devez travailler avec des personnes d'âges différents, des barrières linguistiques ou celles qui préfèrent une forme de communication plus traditionnelle.
Ton trop sec
En même temps, être un robot n'en vaut pas la peine non plus. Ce n'est pas grave si vous montrez votre caractère ou votre enthousiasme dans des lettres - dans des limites raisonnables.
Répondre à tous
Le courrier électronique professionnel n'est pas pour le plaisir, c'est pour la communication. Donc, si vous répondez à un e-mail envoyé à un groupe de personnes, réfléchissez-y à deux fois avant de cliquer sur répondre à tous. Pour ce faire, votre réponse doit être extrêmement importante pour tout le monde.
Envoi de copies sans autorisation
Partager les informations de quelqu'un d'autre avec d'autres est, à tout le moins, inadmissible. Peu importe si vous envoyez au client une copie d'une lettre de votre patron qui a répondu à son sujet de quelque manière que ce soit, ou si vous incluez un employé dans une correspondance personnelle avec un autre. Peu de gens apprécieront si vous envoyez une copie de la lettre sans leur consentement.
Envoi de copies carbone invisibles
L'envoi de copies cachées crée de la méfiance. Si vous souhaitez envoyer une lettre à quelqu'un et que cette personne, en théorie, ne devrait pas participer à la correspondance professionnelle, copiez le texte et envoyez-le dans une lettre séparée.
Ligne d'objet non définie
Des sujets comme « C'est moi », « Bonjour » ou « Pour votre information » (FYI) n’attirent tout simplement pas l’attention. La personne ne comprendra pas ce qui est discuté et ne voudra pas répondre à la lettre. Les lettres de travail doivent être claires et concises. Le destinataire est plus susceptible d'ouvrir un e-mail s'il comprend ce que vous attendez de lui.
Envoi trop d'e-mails personnels
Vous pouvez parfois utiliser des blagues, des histoires touchantes et des citations motivantes pour remonter le moral de quelqu'un. Mais les gens se lassent vite de cela, et peu importe les intentions que vous leur avez écrites. Si vous envoyez trop de lettres personnelles, elles seront simplement paramétrées pour être supprimées automatiquement.
Être impoli
Vous ne devriez pas envoyer de lettres pleines de poison, car les gens s'en souviendront à l'occasion. Au lieu de cela, écrivez une lettre et laissez-la pendant deux jours dans les brouillons. Ensuite, vous pouvez y revenir et le modifier, en supprimant les barbes. Cela vous aidera à obtenir ce que vous voulez plus rapidement. De plus, vous serez traité comme un professionnel très patient et judicieux.
Adresse mail stupide
Si vous envoyez une lettre à un client, un employé ou un employeur potentiel, n'utilisez pas de courrier avec un titre « non professionnel ». S'il y a quelque chose dans le nom du courrier qui prétend être spirituel ou contient une connotation sexuelle ou vulgaire (quelque chose comme ça), vous courez le risque de mettre l'interlocuteur négativement envers vous-même dès le début. Créez un courrier séparé pour les besoins purement professionnels.
fautes de frappe
Le fait que l'e-mail ait été envoyé depuis un iPhone n'est pas une excuse pour envoyer des e-mails bâclés. Si vous avez fait plus d'une erreur dans la lettre, cela peut être considéré comme non professionnel. S'il s'agit d'une lettre très importante et que vous êtes pressé quelque part, essayez au moins de la vérifier avant de l'envoyer.
Envoi d'e-mails tôt le matin
La plupart des gens, lorsqu'ils reçoivent des lettres, regardent l'heure de l'envoi. Si l'e-mail est envoyé trop tôt, vous risquez d'être vu négativement. À tout le moins, vous serez considéré comme un bourreau de travail sans intimité. Pire si vous êtes considéré comme intrusif. Si l'inspiration vous réveille la nuit, écrivez une lettre, enregistrez-la dans Brouillons et envoyez-la pendant les heures de bureau.
Trop de signes de ponctuation
Les gens s'emportent parfois trop et mettent beaucoup de points d'exclamation. Le résultat peut sembler immature ou trop émotionnel à quelqu'un. Ne pas abuser !!!
Polices non professionnelles
Purple Comic Sans a ses propres utilisations. En entreprise, il est préférable d'utiliser des polices, des couleurs et des tailles classiques. Vos lettres doivent être faciles à lire.
On utilise généralement des tailles de police de 10 ou 12. Les meilleures polices pour le travail sont des polices faciles à lire comme Arial, Calibri ou Times New Roman. Le noir est préféré.
Lettre trop longue
La plupart des gens passent des secondes à lire des e-mails, pas des minutes. Beaucoup de gens glissent simplement leurs yeux le long du texte, alors écrivez des lettres sur cette base. Les gros paragraphes sont difficiles à lire pour les gens - divisez le texte en blocs plus petits. Les faits saillants et les listes à puces sont plus faciles à lire. Vous pouvez également mettre en évidence les points principaux en gras ou en italique, mais ne le faites pas souvent.
